Let's Reach for Excellence!
Ngôn ngữ : vietnam   English TDT

Phần mềm Quản lý Kho Phân Phối Bán Hàng

XÂY DỰNG HỆ THỐNG TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC
QUẢN LÝ KHO PHÂN PHỐI & BÁN HÀNG
TẠI CÁC CÔNG TY


1.    TỔNG QUAN

Do mật độ xuất nhập hàng của các kho ngày càng lớn nên việc quản lý hiện nay là rất khó khăn và có nhiều sai sót khi thực hiện việc nhập xuất, tính toán thủ công, các khâu còn chưa thật sự gắn bó với nhau dẫn đến việc quản lý thông tin của một loại hàng hóa có thể được nhập đi nhập lại nhiều lần. Do đó, quản lý thông tin tại các kho dễ dàng hơn, đáp ứng được các lợi ích sau:
  • Hệ thống được bảo mật tối đa do dữ liệu được lưu trữ chung trong một hệ thống.
  • Đáp ứng kịp thời các yêu cầu thông tin khi cần báo cáo.
  • Việc quản lý trở nên dễ dàng và chặt chẽ hơn.
  • Giúp giảm bớt chi phí quản lý.
  • Tránh cho bộ máy hành chính quá cồng kềnh.
  • Giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.
  • Tránh thất thoát, hư hụt tài sản của công ty.
  • Giúp cho nhân viên làm việc một cách khoa học.
  • Bắt kịp được sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật.
  • Là cách đầu tư ít nhất nhưng đem lại hiệu quả cao nhất.
  • Tạo sự quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận.
  • Bảo đảm việc nhập số liệu ban đầu chỉ một lần.
  • Tương thích trên các hệ thống chạy trên nền Windows.
2.    MỤC ĐÍCH

Mục tiêu của đề án là nhằm:  “ XÂY DỰNG HỆ THỐNG TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHO – BÁN HÀNG VÀ PHÂN PHỐI SẢN PHẨM

3.    MÔ HÌNH TỔNG THỂ CỦA HỆ THỐNG
Mô hình hoạt động tổng thể của hệ thống bao gồm:
  • Hệ thống quản lý tổng hợp
  • Kho trung tâm phân phối
  • Các kho chi nhánh
  • Các cửa hàng.
  A- Mã vạch sản phẩm:        
  1. Quản lý nhập hàng:
         a. Nhập từ các nguồn cung cấp:
  • Các sản phẩm từ các nguồn cung cấp sản phẩm như: mua ngoài, gia công …, sẽ được cung cấp nhãn mã vạch để dán tại nơi sản xuất, tại nơi gia công hoặc tại nơi cung cấp. Nếu sản phẩm chưa dán nhãn mã vạch thì khi về đến kho trung tâm sẽ được cung cấp mã vạch để dán trước khi nhập kho.
  • Khi nhập kho sẽ tạo phiếu nhập kho ghi nhận các thông tin như: Mã số phiếu nhập, Ngày nhập, Người cung cấp, Mã lô hàng (nếu có), Mã sản phẩm (sẽ được nhập bằng máy quét mã vạch hoặc bằng tay), Số lượng, Giá vốn, Giá bán.
b. Nhập hàng trả về từ các chi nhánh như: Mã số phiếu nhập hàng trả về, Lý do trả hàng, Chi nhánh trả hàng, Mã sản phẩm (sẽ được quét bằng máy quét mã vạch hoặc bằng tay), số lượng.

  2. Quản lý xuất hàng:
a. Xuất hàng cho các chi nhánh như:  Mã số phiếu xuất, Ngày xuất, Chi nhánh nhận, Mã lô hàng (nếu có), Mã sản phẩm (sẽ được nhập bằng máy quét mã vạch hoặc bằng tay), Số lượng, Gía vốn, Gía bán.
b. Xuất hàng trả nhà cung cấp như: Mã số phiếu xuất, Ngày xuất, Nhà cung cấp, Mã lô hàng (nếu có), Mã sản phẩm (sẽ được nhập bằng máy quét mã vạch hoặc bằng tay), Số lượng, Gía vốn (đi kèm theo bộ danh mục sản phẩm).
c. Xuất bán hàng như: Mã số phiếu xuất, Ngày xuất, Khách hàng, Mã lô hàng (nếu có), Mã sản phẩm (sẽ được nhập bằng máy quét mã vạch hoặc bằng tay), Số lượng, Gía vốn, Gía bán.

 3.    Quản lý tồn kho:
a. Báo cáo thống kê số lượng hàng hóa tồn kho
b. Báo cáo tồn kho dưới mứt giới hạn
c. Báo  cáo tồn kho theo từng loại mặt hàng.
d. Báo cáo tồn kho theo  Style.
e. Báo cáo tồn kho theo màu.
f.  Báo cáo tồn kho theo size.
g. Báo cáo tồn kho theo nhà cung cấp.
h. Báo cáo hàng nhập từ ngày đến ngày.
i.  Báo cáo hàng xuất từ ngày đến ngày.
j.  Báo cáo hàng nhập trả về từ ngày đến ngày.
k. Báo cáo hàng xuất trả từ ngày đến ngày.
l.  Báo cáo xuất theo đơn đặt hàng.

  4. Quản lý truyền dữ liệu về văn phòng trung tâm:
Dữ liệu theo định kỳ (cuối ngày hoặc theo thời gian định sẵn) sẽ được người quản lý truyền về văn phòng trung tâm bằng công nghệ truyền tin.

  B.    Quản lý Xuất – Nhập - Tồn  tại kho Chi Nhánh.        
  1. Quản lý nhập hàng:

a. Nhập từ kho phân phối trung tâm:
Khi nhập kho sẽ tạo phiếu nhập kho ghi nhận các thông tin như: Mã số phiếu nhập, Ngày nhập, Mã lô hàng (nếu có), Mã sản phẩm (sẽ được nhập bằng máy quét mã vạch hoặc bằng tay), Ngày nhập, Mã lô hàng (nếu có), Mã sản phẩm:  sẽ được nhập bằng máy quét mã vạch hoặc bằng tay, Số lượng, Gía vốn, Gía bán.
b.    Nhập hàng trả về từ các cửa hàng như: Mã số phiếu nhập hàng trả về, Lý do trả hàng, chi nhánh trả hàng, Mã sản phẩm (sẽ được quét bằng máy quét mã vạch hoặc bằng tay), số lượng.

  2.  Quản lý xuất hàng:
a. Xuất hàng cho các cửa hàng: Mã số phiếu xuất, Ngày xuất, Chi nhánh nhận, Mã lô hàng (nếu có), Mã sản phẩm (sẽ được nhập bằng máy quét mã vạch hoặc bằng tay), Số lượng, Gía vốn, Gía bán.
b. Xuất hàng trả kho phân phối trung tâm như: Mã số phiếu xuất, Ngày xuất, Mã lô hàng (nếu có), Mã sản phẩm (sẽ được nhập bằng máy quét mã vạch hoặc bằng tay), Số lượng, giá vốn.
c. Xuất bán hàng như: Mã số phiếu xuất, Ngày xuất,  Khách hàng, Mã lô hàng (nếu có), Mã sản phẩm (sẽ được nhập bằng máy quét mã vạch hoặc bằng tay), Số lượng, Gía vốn, Gía bán.
d. Xuất theo đơn đặt hàng như: Mã số phiếu xuất, Ngày xuất, Khách hàng, Mã đơn đặt hàng (nếu có), Mã sản phẩm (sẽ được nhập bằng máy quét mã vạch hoặc bằng tay), Số lượng, Giá vốn, Giá bán.

  3.    Quản lý tồn kho:
a. Báo cáo thống kê số lượng hàng hóa tồn kho
b. Báo cáo tồn kho dưới mứt giới hạn
c. Báo  cáo tồn kho theo từng loại mặt hàng.
d. Báo cáo tồn kho theo  Style.
e. Báo cáo tồn kho theo màu.

f.  Báo cáo tồn kho theo size.
g. Báo cáo tồn kho theo nhà cung cấp.
h. Báo cáo hàng nhập từ ngày đến ngày.
i.  Báo cáo hàng xuất từ ngày đến ngày.
j.  Báo cáo hàng nhập trả về từ ngày đến ngày.
k. Báo cáo hàng xuất trả từ ngày đến ngày.
l.  Báo cáo xuất theo đơn đặt hàng.

  4. Quản lý truyền dữ liệu về văn phòng trung tâm:
Dữ liệu theo định kỳ (cuối ngày hoặc theo thời gian định sẵn) sẽ được người quản lý truyền về văn phòng trung tâm bằng công nghệ truyền tin.

  5. Quản lý nhận dữ liệu từ kho trung tâm gởi ra: 
Dữ liệu cần thiết để chương trình tại cửa hàng có thể vận hành được: Bộ danh mục sản phẩm(bộ mã sản phẩm) …sẽ được trung tâm gởi đến bằng công nghệ truyền tin.

C.    Quản lý Xuất – Nhập  - Tồn  tại các cửa hàng.
  1.    Quản lý nhập hàng:
a. Nhập từ kho phân phối trung tâm:
Khi nhập kho sẽ tạo phiếu nhập kho ghi nhận các thông tin như: Mã số phiếu nhập, Ngày nhập, Mã lô hàng (nếu có), Mã sản phẩm:  sẽ được nhập bằng máy quét mã vạch hoặc bằng tay, Số lượng, Gía vốn, Gía bán.
b. Nhập hàng trả về từ khách hàng khiếu nại như: Mã số phiếu nhập hàng trả về, Lý do trả hàng, Khách hàng, Mã sản phẩm (sẽ được quét bằng máy quét mã vạch hoặc bằng tay), Số lượng, Đơn giá bán.

  2. Quản lý xuất hàng:
a. Xuất hàng cho các cửa hàng khác như: Mã số phiếu xuất, Ngày xuất, Chi nhánh nhận, Lệnh xuất hàng, Mã lô hàng (nếu có), Mã sản phẩm ( được nhập bằng máy quét mã vạch hoặc bằng tay), Số lượng, Gía vốn, Gía bán.
b. Xuất hàng trả kho phân phối trung tâm như: Mã số phiếu xuất, Ngày xuất, Mã lô hàng (nếu có), Mã sản phẩm ( sẽ được nhập bằng máy quét mã vạch hoặc bằng tay), Số lượng, Gía vốn.
c. Xuất bán hàng như: Mã số phiếu xuất, Ngày xuất, Khách hàng, Mã lô hàng (nếu có), Mã sản phẩm (sẽ được nhập bằng máy quét mã vạch hoặc bằng tay), Số lượng, Gía vốn, Gía bán, Phần trăm giảm giá.
d. Quản lý đơn đặt hàng như: Mã số đơn đặt hàng, Ngày đặt hàng, Ngày sẽ xuất hàng, Khách hàng, Mã lô hàng (nếu có), Mã sản phẩm (sẽ được nhập bằng máy quét mã vạch hoặc bằng tay). Số lượng, Đơn giá.

  3.    Quản lý tồn kho:
a. Báo cáo thống kê số lượng hàng hóa tồn kho
b. Báo cáo tồn kho dưới mứt giới hạn
c. Báo  cáo tồn kho theo từng loại mặt hàng.
d. Báo cáo tồn kho theo  Style.
e. Báo cáo tồn kho theo màu.
f.  Báo cáo tồn kho theo size.
g. Báo cáo tồn kho theo nhà cung cấp.
h. Báo cáo hàng nhập từ ngày đến ngày.
i.  Báo cáo hàng xuất từ ngày đến ngày.
j.  Báo cáo hàng nhập trả về từ ngày đến ngày.
k. Báo cáo hàng xuất trả từ ngày đến ngày.

4.    Báo cáo doanh thu:
a. Doanh thu bán hàng từ ngày đến ngày.
b. Doanh thu bán theo từng loại mặt hàng.
c. Doanh thu bán hàng từng ngày.

  5.    Quản lý truyền dữ liệu về văn phòng trung tâm:
Dữ liệu theo định kỳ (cuối ngày hoặc theo thời gian định sẵn) sẽ được người quản lý xuất ra file. mdb và truyền về văn phòng trung tâm bằng bằng công nghệ truyền tin.

  6.    Quản lý nhận dữ liệu từ văn phòng trung tâm:
Dữ liệu cần thiết để chương trình tại cửa hàng có thể vận hành được như:  Bộ danh mục sản phẩm(bộ mã sản phẩm) … sẽ được trung tâm gởi đến bằng công nghệ truyền tin vào hệ thống.  

 D.    Chức năng quản lý tại hệ thống tổng hợp.
Hệ thống tổng hợp sẽ quản lý mọi số liệu hoạt động của hệ thống. Hệ thống tổng hợp sẽ nhận dữ liệu từ các chi nhánh gởi về. Khi dữ liệu gởi về bằng công nghệ truyền tin thì dữ liệu sẽ được Import vào Hệ thống tổng hợp.
Chức năng của Hệ thống tổng hợp là:
a. Báo cáo thống kê số lượng hàng hóa tồn kho trên toàn hệ thống.
b. Báo cáo tồn kho dưới mứt giới hạn của từng sản phẩm trên toàn hệ thống.
c. Báo  cáo tồn kho theo từng loại mặt hàng trên toàn hệ thống.
d. Báo cáo tồn kho theo  Style trên toàn hệ thống.
e. Báo cáo tồn kho theo màu trên toàn hệ thống.
f.  Báo cáo tồn kho theo size trên toàn hệ thống.
g. Báo cáo tồn kho theo nhà cung cấp trên toàn hệ thống.
h. Báo cáo hàng nhập từ ngày đến ngày trên toàn hệ thống.
i.  Báo cáo hàng xuất cho khách hàng từ ngày đến ngày trên toàn hệ thống.
j.  Báo cáo hàng xuất trả nhà cung cấp từ ngày đến ngày trên toàn hệ thống.
k. Báo cáo tồn hàng của từng chi nhánh.
l.  Báo cáo xuất hàng tại từng chi nhánh.
m.Báo cáo nhập hàng tại từng chi nhánh.
n. Báo cáo doanh thu tại từng chi nhánh.
o. Báo cáo doanh thu của toàn hệ thống.

  4.    PHƯƠNG ÁN BẢO HÀNH
Thời gian bảo hành phần mềm:
Công ty chúng tôi thực hiện bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật đối với tất cả các phân hệ phần mềm ứng dụng trong thời gian 12 tháng.
a. Quy trình bảo hành:
  • Hướng dẫn khắc phục lỗi qua điện thoại, fax, email: Khi nhận được thông báo lỗi từ phía khách hàng, kỹ thuật viên chúng tôi sẽ hỏi một số thông số thông tin tổng quát về tình trạng sự cố, nếu sự cố được xác định là nhẹ và có thể khắc phục dễ dàng, kỹ thuật viên sẽ hướng dẫn (điện thoại, fax) khách hàng tự khắc phục chủ động đưa hệ thống trở lại hoạt động bình thường. Sau khi hoàn tất, kỹ thuật viên ghi lại sự kiện vào nhật ký bảo hành.
  • Bảo hành tại chỗ: Trong trường hợp khách hàng không thể tự khắc phục sự cố qua hướng dẫn điện thoại, kỹ thuật viên của trung tâm bảo hành sẽ có mặt và khắc phục sự cố trong thời gian sớm nhất để đưa hệ thống hoạt động trở lại bình thường.
b. Bảo trì hệ thống:
Sau khi kết thúc thời gian 12 tháng bảo hành chương trình, hai bên có thể thảo luận để ký hợp đồng bảo trì chương trình. Chi phí bảo trì hàng năm do 2 bên thảo luận nhưng tối đa không vượt quá 20% giá trị xây dựng chương trình được bảo trì.