Let's Reach for Excellence!
Ngôn ngữ : vietnam   English TDT

Phần mềm in hóa đơn

  

PHẦN MỀM IN HÓA ĐƠN

 

1. TỔNG QUAN.

Mục tiêu của dự án là xây dựng và phát triển hệ thống phần mềm quản lý in hóa đơn cho các công ty theo hướng tin học hóa công tác quản lý. Dự án được tạo ra nhằm giải quyết các vấn đề về quản lý thông tin, in ấn và phát hành hóa đơn đặc thù của các công ty theo đúng tinh thần của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.

 

2. MỤC TIÊU.

Mục tiêu của dự án là xử lý và giải quyết các vấn đề cụ thể sau:

*   Quản lý thông tin khách hàng.

*   Quản lý thông tin về lô hàng.

*   Quản lý thông tin về bộ tờ khai hải quan.

*  Quản lý kiểm tra hóa đơn (gửi hóa đơn tự động qua email trước khi xuất hóa đơn).

*   Quản lý in hóa đơn đặc thù.

*   Quản lý công nợ theo hóa đơn.

*   Xây dựng chức năng tìm kiếm & thống kê theo nhiều tiêu chí.

*   Xây dựng chức năng nhắc nhở thanh toán cho các hóa đơn đã xuất.

*   Xây dựng chức năng liên kết với hệ thống kho, bán hàng, kế toán....

*   Xây dựng hệ thống báo cáo (theo yêu cầu của khách hàng).

*   Chuyển đổi ngôn ngữ sử dụng.

*   Xây dựng hệ thống phân quyền & bảo mật

 


3. TÌNH TRẠNG HIỆN TẠI VÀ YÊU CẦU.

 

Tình trạng Quản lý hiện tại:

*   Các công ty  đang thực hiện việc xuất hóa đơn thủ công (ghi số liệu trên hóa đơn tài chính của Bộ tài chính ban hành).

*  Việc thực hiện xuất hóa đơn thủ công như trên có một số mặt hạn chế như:

  • Mất rất nhiều công sức cho việc quản lý.
  • Việc tính toán thủ công rất dễ bị sai xót, không chính xác.
  • Việc kiểm tra đối chiếu & tìm kiếm thông tin về hóa đơn đã xuất mất rất nhiều thời gian.
  • Gây khó khăn và mất thời gian nếu việc ghi số liệu thủ công không chính xác (phải làm thủ tục hủy hóa đơn....).
  • Không liên kết được với hệ thống kho, bán hàng nên việc ghi chép tên sản phẩm, diễn giải, số lượng... đều thực hiện thủ công rất mất thời gian và dễ sai xót.
  • Dễ xảy ra việc thất lạc hóa đơn.
  • Việc quản lý thủ công không phù hợp với cơ chế quản lý hiện tại của công ty trong quá trình hội nhập quốc tế.

Những yêu cầu của các công ty :

* Xây dựng hệ thống chương trình cho việc in hóa đơn đặc thù.

* Hệ thống chương trình mới phải khắc phục được các nhược điểm nếu trên.

 

4. GIẢI PHÁP ĐỀ NGHỊ.

      Hệ thống chương trình In Hóa Đơn (InP) phiên bảng 2.0 của công ty TD&T là một giải pháp quản lý hoàn hảo sẽ giải quyết các yêu cầu của các công ty. Hệ thống này đã được triển khai thành công cho nhiều công ty lớn nhỏ trên cả nước và đã làm hài lòng những khách hàng lớn và khó tính nhất. Hệ thống này có các tính năng sau:    

  • Dữ liệu được quản lý tập giúp việc kiểm tra đối chiếu được dễ dàng và nhanh chóng.
  • Hỗ trợ chức năng tìm kiếm và xuất thông tin ra Excel, file Text.
  • Hệ thống phân quyền chặt chẽ trên từng chức năng, từng Form nhập liệu.
  • Hệ thống được xây dựng trên một quy trình khép kín tạo sự liên kết chặt chẽ giữa các chức năng giúp hạn chế các thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian – nhân lực, hạn chế các sai sót.
  • Chức năng trợ giúp trực tuyến giúp người dùng có thể tra cứu và giải quyết các vướng mắc một cách nhanh nhất.

Với các đặc điểm trên hệ thống In Hóa Đơn (InP 2.0) giúp công ty quản lý hóa đơn một các hiệu quả với chi phí hợp lý nhất.


5. MÔ TẢ CHỨC NĂNG HỆ THỐNG.

* Hệ thống:

  • Hệ thống Bảo mật: chức năng này được dùng để Quản lý và Bảo vệ hệ thống, Phân quyền cho người sử dụng, Tạo nhóm sử dụng. Người sử dụng có thể cấp quyền hoặc ngăn cấm bất kỳ sự truy xuất nào vào hệ thống.
  • Hệ thống quản lý Logfile: chức năng này cho phép người sử dụng giám sát được truy cập vào hệ thống của các máy PC, người truy cập, thông tin nào bị truy cập, thời gian truy cập là khi nào v.v...
  • Set Font: chức năng này cho phép người sử dụng thay đổi Font chữ của hệ thống cho phù hợp với hệ thống Font chữ hiện hành của công ty.
  • Định dạng Ngày: chức năng này cho phép người dùng định dạng ngày tháng cho phù hợp với quy định của công ty.
  • Cắt dữ liệu: nếu dữ liệu của bạn ngày một lớn và những dữ liệu cũ của 5, 10 năm trước mà bạn không muốn chạy chung trên hệ thống hiện hành thì chức năng này sẽ giúp bạn cắt dữ liệu cũ ra thành file dữ liệu riêng biệt để bạn cất đi hoặc xem lại khi cần thiết.
  • Kết nối dữ liệu: bạn có thể có nhiều Database trên nhiều Server khác nhau hoặc bạn muốn kết nối với Database cũ (đã bị cắt ở trên) thì chức năng này cho phép bạn kết nối tới bất kỳ Database nào mà bạn chỉ định.
  • Backup dữ liệu: vì sự an toàn dữ liệu của bạn, cơ chế Backup dữ liệu sẽ cho phép bạn lưu lại dữ liệu theo lịch đã định sẵn (Hàng Tháng, Hàng Tuần, Hàng Ngày, Hàng Giờ) ra từng file và bạn có thể cất file Backup này ở nơi an toàn nhất. Nếu hệ thống Server có bị sự cố mất dữ liệu thì file Backup này sẽ giúp bạn phục hồi lại dữ liệu một cách nhanh chóng.
  • Chức năng Chuyển đổi Ngôn ngữ: chức năng này cho phép người dùng có thể thay đổi Ngôn ngữ (Anh – Việt) trong giao diện chương trình bất cứ khi nào mà không cần phải thoát ra khỏi hệ thống.

* Khách hàng:

 Chức năng này sẽ giúp bạn quản lý được Thông tin Khách hàng của mình, Tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng. Nếu bạn đã có những Cơ sở dữ liệu về Khách hàng từ những phân hệ quản lý khác thì hệ thống này cho phép bạn lấy trực tiếp nguồn thông tin từ những nguồn dữ liệu đó, bạn không phải mất thời gian nhập lại dữ liệu lần nữa.


* Lô hàng:

Nếu việc Xuất hóa đơn của bạn liên quan đến hàng nhập qua cảng thì chức năng này giúp bạn Quản lý Thông tin của Lô hàng và Cung cấp Thông tin cho việc Xuất hóa đơn thêm đầy đủ và chính xác. 


* Kiểm tra Hóa đơn:

Chúng ta cần phải gửi hóa đơn cho khách hàng hoặc các bộ phận liên quan xác nhận lại các thông tin trên đã ghi đúng hay chưa? Nếu Xuất hóa đơn thủ công như trước đây thì việc ghi sai và chỉnh sửa lại là vô cùng rắc rối và phức tạp. Hệ thống in hóa đơn InP của chúng tôi sẽ giải quyết vấn đề này cho bạn thật là đơn giản. Trước khi in hóa đơn ra giấy bạn có thể tự động gửi mẫu hóa đơn qua Email đến cho Khách hàng hoặc các Bộ phận liên quan để xác nhận lại thông tin trên Hóa đơn trước khi đưa vào in thực tế.


* Hóa đơn:

Sau khi đã hoàn tất việc kiểm tra thông tin ghi trên hóa đơn thì việc in hóa đơn là điều vô cùng đơn giản: bạn chỉ việc chọn Hóa đơn và nhấn nút in hóa đơn. Hóa đơn sau khi in và gửi cho khách hàng thì bạn có thể Khóa hóa đơn này lại để không cho phép ai chỉnh sửa thông tin trên đó. Bên cạnh đó còn có nhiều tiện ích hỗ trợ sử dụng như: Thống kê hóa đơn theo nhiều tiêu chí khác nhau, Tìm kiếm hóa đơn theo nhiều điều kiện khác nhau, Xuất danh sách hóa đơn ra Excel...


* Tính công nợ theo hóa đơn:

Với những hóa đơn đã xuất và tổng tiền đã thanh toán từ khách hàng, hệ thống sẽ tự động tính công nợ theo từng Khách hàng, Lô hàng, Mặt hàng, Toàn công ty, Bộ phận, Chi nhánh v.v...

Hệ thống còn có chức năng nhắc nhở người dùng các Hóa đơn đã xuất mà chưa thanh toán, tổng nợ của khách hàng đã vượt định mức nợ v.v...

Hệ thống có thể gửi Email tự động thông báo Mẫu hóa đơn đến khách hàng để yêu cầu thanh toán v.v...


* Trợ giúp:
  • Hệ thống trợ giúp trực tuyến (Help Online): Chức năng này sẽ giúp người sử dụng hiểu rõ cách vận hành của hệ thống, giúp cho những người mới vào làm có thể hiểu và vận hành tốt hệ thống.
  • Gửi mail báo lỗi: Mỗi khi hệ thống có thông báo lỗi (nếu có) thì người sử dụng có thể gửi trực tiếp báo lỗi này cho nhà cung cấp qua email, bạn sẽ nhận được sự trợ giúp tức thời từ nhà cung cấp.
  • Hỗ trợ Online: Bạn gặp khó khăn khi đang sử dụng hệ thống? Chức năng này sẽ giúp bạn liên lạc trực tiếp với Nhà cung cấp thông qua Yahoo, Skype v.v... Bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ tức thời.
  • Remote Desktop: Nếu bạn cần xử lý khẩn cấp thì bạn có thể chấp nhận cho nhà cung cấp truy cập từ xa vào máy tính của bạn và sẽ thực hiện công việc thao tác trên phần mềm giúp bạn.

* Hệ thống Báo cáo:

Mỗi chức năng quản lý sẽ có hệ thống báo cáo đi kèm, ngoài các mẫu báo cáo được thiết kế theo đúng yêu cầu của doanh nghiệp thì hệ thống còn có sẵn hàng trăm mẫu báo cáo để người dùng lựa chọn ... Ngoài ra chức năng này còn hỗ trợ một số báo cáo về  thống kê.


6. KIẾN TRÚC HỆ THỐNG NỀN.

*  Cho ứng dụng trên Window.

*  Cho ứng dụng trên Website.


 

7. BẢO HÀNH HỆ THỐNG.

Thời gian bảo hành cho hệ thống là 01 năm kể từ ngày cài đặt. Trong suốt thời gian bảo hành, công ty Tân Đức sẽ hỗ trợ xử lý các vấn đề xảy ra với hệ thống (nếu có) với 8 giờ / ngày và 6 ngày / tuần ( từ 08:00 đến 17:00, từ thứ 2 đến thứ 7) và không tính phí.


8. NÂNG CẤP HỆ THỐNG.

Hàng năm công ty chúng tôi sẽ ra những phiên bản mới với những tính năng và tiện ích mới, nếu Quý công ty có nhu cầu cập nhật những tính năng này thì chúng tôi sẽ cập nhật cho Quý công ty với giá ưu đãi. Bất cứ vấn đề nào cần nâng cấp hệ thống đều phải được sự thỏa thuận giữa công ty Tân Đức và Quý công ty.