Let's Reach for Excellence!
Ngôn ngữ : vietnam   English TDT

Phần mềm Quản Lý Nhân Sự

PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ - CHẤM CÔNG – TÍNH LƯƠNG HRVINA.
1.    MỤC TIÊU
Mục tiêu của dự án là xử lý và giải quyết các vấn đề theo yêu cầu cụ thể sau:
  • Quản lý Tuyển Dụng.
  • Quản lý Nhân Viên.
  • Quản lý quá trình làm việc của nhân viên.
  • Quản lý Đào Tạo.
  • Quản lý khen thưởng, kỷ luật.
  • Quản lý Điều Hành.
  • Quản lý Chấm Công.
  • Quản lý Tính Lương.
  • Quản lý Thuế Thu Nhập Cá Nhân.
  • Quản lý Bảo Hiểm (BHXH, BHYT)
  • Quản lý Ngân Sách Tiền Lương.
  • Quản lý Tài Liệu.
  • Quản lý Hệ Thống
  • Xây dựng hệ thống báo cáo.
2.    TÌNH TRẠNG HIỆN TẠI & YÊU CẦU
Tình trạng quản lý hiện tại:
  • Các công ty  bao gồm khoảng từ 50 cho đến 40,000 công nhân viên với hệ thống hành chính của công ty được quản lý tập trung hoặc phân tán.
  • Các công ty chưa sử dụng bất kỳ phần mềm nào hoăc đang sử dụng hệ thống chấm công đồng hồ, sử dụng thẻ giấy, hoặc muốn thay đổi hệ thống cũ.
  • Các công ty hiện đang quản lý nhân sự, chấm công và tính lương bằng thủ công, thực hiện các báo cáo, tính toán bằng excel hoặc những hệ thống phần mềm cũ mà có một số mặt hạn chế như:
- Mất rất nhiều công sức cho việc quản lý.
- Việc tính toán thủ công rất dễ bị sai xót, không chính xác.
- Việc kiểm tra đối chiếu giữa việc chấm công, nhân sự và tính lương mất rất nhiều thời gian.
- Việc thống kê, tìm kiếm dữ liệu rất khó thực hiện. Đây là chức năng rất hữu ích cho người quản lý trong việc thống kê, tìm kiếm bất kỳ thông tin nào.
- Không có sự liên kết chặt chẽ giữa các chức năng, bộ phận do đó phải thực hiện thủ công rất nhiều trong việc quản lý.
- Thông tin về nhân viên, lương... không được bảo mật chặt chẽ, do đó sẽ rất dễ bị mất dữ liệu hoặc bị thất lạc.....
- Việc quản lý thủ công không phù hợp với cơ chế quản lý hiện tại của công ty trong quá trình hội nhập quốc tế.
 
Những yêu cầu của các công ty:
  • Xây dựng hệ thống chương trình mới cho việc quản lý nhân sự - chấm công – tính lương.
  • Hệ thống chương trình mới phải khắc phục được các nhược điểm nếu trên.
  • Việc quản lý nhân sự - chấm công – tính lương được đồng nhất trong các chi nhánh của công ty.
3.    GIẢI PHÁP ĐỀ NGHỊ:
Hệ thống chương trình Nhân sự – Chấm công – Tính lương (HRMS) phiên bảng 9.0 của công ty TD&T là một giải pháp quản lý nhân sự hoàn hảo sẽ giải quyết các yêu cầu của các công ty. Hệ thống đã được triển khai thành công cho hàng trăm công ty lớn nhỏ trên cả nước và đã làm hài lòng những khách hàng lớn và khó tính nhất như: PVH(Phillips-Van Heusen Corporation) , Levi’s, Nike, Addidas, Samsonite...Bên cạnh đó, hệ thống đã được tập đoàn thương mại Quốc Tế ITOCHU chọn làm hệ thống quản lý chuẩn để triển khai cho các công ty trực thuộc ITOCHU. Hệ thống có các đặc điểm sau:
a. Các tính năng hệ thống
  • Dữ liệu nhân sự - chấm công – tính lương được quản lý tập trung trên một cơ sở dữ liệu giúp kiểm tra đối chiếu dữ liệu giữa việc chấm công, nhân sự và tính lương.
  • Hỗ trợ chức năng tìm kiếm và xuất thông tin ra Excel, file text.
  • Hệ thống phân quyền chặt chẽ trên từng chức năng, từng form nhập liệu.
  • Hệ thống chấm công tự động với thẻ proximity hoặc vân tay (nếu có) sẽ giúp hạn chế việc hư hỏng máy móc – thẻ đọc, dữ liệu chính xác.
  • Hệ thống được xây dựng trên một qui trình khép kín tạo sự liên kết chặt chẽ giữa các chức năng giúp hạn chế các thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian – nhân lực, hạn chế các sai sót.
  • Chức năng trợ giúp trực tuyến giúp người dùng có thể tra cứu và giải quyết các vướng mắc một cách nhanh nhất.
b. Mô tả các chức năng hệ thống:
  • Hệ thống:
- Hệ thống bảo mật: chức năng này được dùng để quản lý và bảo vệ hệ thống, phần quyền cho người sử dụng, tạo nhóm sử dụng. Người sử dụng có thể cấp quyền hoặc ngăn cấm bất kỳ sự truy xuất nào vào hệ thống.
- Hệ thống quản lý logfile: chức năng này cho phép người sử dụng giám sát được truy cập vào hệ thống của các máy PC, người truy cập, thông tin nào bị truy cập, thời gian truy cập là khi nào.....
- Set Font: chức năng này cho phép người sử dụng thay đổi Font chữ của hệ thống cho phù hợp với hệ thống font chữ hiện hành của công ty.
- Định dạng ngày: chức năng này cho phép người dùng định dạng ngày tháng cho phù hợp với quy định của công ty.
- Cắt dữ liệu: nếu dữ liệu của bạn ngày một lớn và những dữ liệu cũ của 5, 10 năm trước mà bạn không muốn chạy chung trên hệ thống hiện hành thì chức năng này sẽ giúp bạn cắt dữ liệu cũ ra thành file dữ liệu riêng biệt để bạn cất đi hoặc xem lại khi cần thiết.
- Kết nối dữ liệu: bạn có thể có nhiều database trên nhiều server khác nhau hoặc bạn muốn kết nối với database cũ (đã bị cắt ở trên) thì chức năng này cho phép bạn kết nối tới bất kỳ database nào mà bạn chỉ định.
- Backup dữ liệu: vì sự an toàn dữ liệu của bạn, cơ chế backup dữ liệu sẽ cho phép bạn lưu lại dữ liệu theo lịch định sẵn (hàng thágn, hàng tuần, hàng ngày, hàng giờ) ra từng file và bạn có thể cất file backup này ở nơi an toàn nhất. Nếu hệ thống server có bị sự cố mất dữ liệu thì file backup này sẽ giúp bạn phục hồi lại dữ liệu.
- Chức năng chuyển đổi ngôn ngữ: Chức năng này cho phép người dùng có thể thay đổi ngôn ngữ (Anh – Việt) giao diện chương trình bất cứ khi nào mà không cần phải thoát ra khỏi hệ thống.
  • Tuyển dụng:
Chức năng tuyển dụng sẽ giúp bạn quản lý được nhà cung cấp tuyển dụng, giúp bạn quản lý các nhu cầu tuyển dụng từ các bộ phận, lập kế hoạch tuyển dụng, quản lý quá trình phỏng vấn, quản lý thông tin các ứng viên như sơ yếu lý lịch, quá trình công tác, kinh nghiệm làm việc, nguyện vọng, vị trí dự tuyển, mức lương yêu cầu, kết quả tuyển dụng, lưu thông tin những ứng viên chưa được tuyển, kết xuất thông tin ra excel ...Bên cạnh đó nó còn giúp bạn tính toán được tổng kinh phí cho việc tuyển dụng, đánh giá nhà cung cấp tuyển dụng.
  • Nhân viên:
Chức năng quản lý nhân viên bạn có thể truy xuất bất kỳ thông tin nào của nhân viên: thông tin về nhân viên, sơ yếu lý lịch nhân viên, kế hoạch làm việc của nhân viên, lịch làm việc của từng cá nhân, chế độ chính sách của từng nhân viên. Ngoài ra, bạn còn có thể lên kế hoạch dự phòng nhân sự cho việc thay người, nghỉ việc, mở rộng sản xuất kinh doanh v.v.v...và từ đó bạn có thể đưa ra các yêu cầu về tuyển dụng nhân sự một cách chính xác. 
  • Quá trình làm việc:
Quản lý Quá trình làm việc cho phép bạn quản lý chi tiết các hoạt động của nhân viên như: quản lý khẩu phần ăn, quản lý thai sản, quản lý tai nạn lao động, quản lý khen thưởng kỹ luật, quản lý đánh giá v.v.v.v...Ngoài những chức năng quản lý cơ bản, bạn có thể yêu cầu thêm các quản lý theo đúng đặc thù của công ty bạn như: quản lý sáng kiến – sáng tạo, quản lý Audit, quản lý bảo hiểm mua ngoài v.v.v...
  • Đào tạo:
Chức năng quản lý đào tạo sẽ giúp bạn nắm rõ thông tin của từng nhà cung cấp, khóa học và quan trọng hơn điều này sẽ giúp bạn lập kế hoạch đào tạo một cách nhanh chóng và chính xác mỗi khi có yêu cầu từ các bộ phận gửi lên. Bên cạnh đó việc đánh giá nhân viên sau mỗi khóa học sẽ cho ta thấy được hiệu quả của khóa học, năng lực của từng học viên v.v.v... Do đó bạn có thể tính toán dự trù nguồn ngân sách một cách nhanh chóng và chính xác.
  • Khen thưởng – Kỷ luật:
Để khuyến khích động viên nhân viên làm việc hiệu quả hơn và hạn chế những hành vi xấu có thể ảnh hưởng đến uy tín và lợi ích của công ty chúng ta cần phải có một chế độ khen thưởng và kỷ luật hợp lý. Chức năng quản lý khen thưởng kỷ luật sẽ ghi nhận lại chi tiết việc thực hiện quá trình khen thưởng & kỷ luật của nhân viên.
  • Điều hành:
Với chức năng điều hành này bạn có thể quản lý các quyết định đã đưa ra từ khi quyết định tiếp nhận nhân viên cho đến khi quyết định cho nhân viên thôi việc. Hệ thống quản lý cho phép bạn theo dõi toàn bộ quá trình ra quyết định của ban lãnh đạo công ty, tìm kiếm và nhắc nhở việc thực thi 1 quyết định.
  • Chấm công:
Hệ chấm công cực kỳ linh động, có thể xử lý hầu hết các trường hợp đi ca phức tạp nhất. Đây là chức năng không thể thiếu đối với các doanh nghiệp sản xuất, các doanh nghiệp trong các khu công nghiệp, khu chế xuất. Chức năng này quản lý các thông tin liên quan đến việc chấm công như : quản lý ca làm việc, quản lý tăng ca, quản lý đi ra ngoài, quản lý nghỉ bù, quản lý làm bù, quản lý đi trễ, quản lý về sớm, quản lý người làm việc 7h/ngày, xử lý dữ liệu quét thẻ, xử lý chấm công, so sánh đối chiếu giờ tăng ca, xử lý các trường hợp quên quét thẻ, quên đem thẻ, kết chuyển công để tính lương ...Đặc biệt hệ thống có thể xử lý dữ liệu phù hợp với yêu cầu kiểm tra của khách hàng.

Với chức năng này, bạn sẽ không đau đầu mỗi khi đến kỳ chốt công và tính lương. Chỉ với một cái click chuột, việc chấm công cho số lượng công nhân viên lên đến 40.000 sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác.
  • Tính lương:
Tùy thuộc vào yêu cầu của từng khách hàng mà hệ thống tính lương được điều chỉnh cho thích hợp. Hệ thống có thể tính lương thời gian, lương sản phẩm, lương phân bổ, lương Gross, lương Net. Chức năng này sẽ tổng hợp dữ liệu từ các thông tin liên quan như : lương cơ bản, phụ cấp thường xuyên, phụ cấp không thường xuyên, phụ cấp chức vụ, phụ cấp độc hại, truy thu, truy lãnh, phụ cấp thâm niên, tổng hợp ngày công, tổng hợp giờ tăng ca, tổng hợp sản phẩm... để tính lương nhân viên theo thời gian, theo sản phẩm, theo doanh thu, tính lương tháng 13, lương thôi việc, ...
  • Thuế thu nhập cá nhân:
Chức năng này giúp bạn thực hiện nhanh các báo cáo về thuế thu nhập cá nhân theo mẫu quy định của nhà nước như: 01/ĐK-TNCN, 02/KK-TNCN, 05/KK-TNCN, 05A/BK-TNCN, 16/ĐK-TNCN, 04-2/TNCN, 04-1/TNCN.
  • Bảo hiểm:
Chức năng này quản lý việc nộp bảo hiểm của công ty, bao gồm các loại bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế với các mẫu báo cáo theo quy định của nhà nước như : Mẫu 01a-TBH, Mẫu 03a-TBH, Mẫu 03b-TBH, Mẫu 68a – HD, Mẫu 69 – HD, Mẫu 70 – HD, Mẫu C66a-HD, Mấu C67a – HD, Biên bản thu hồi thẻ BHYT, Đề nghị chuyển tiền BHXH, quản lý cấp sổ BHXH, đăng ký khám chữa bệnh,  điều chỉnh phiếu khám chữa bệnh, gia hạn phiếu bảo hiểm y tế, danh sách nhân viên tham gia/không tham gia BHXH...và các mẫu báo cáo khác theo quy định của nhà nước.
  • Quản lý Ngân Sách:
Chức năng này giúp người quản lý biết được ngân sách thực chi của bộ phận nhân sự bao gồm: Lương cho công nhân viên, các khoản chi phát sinh khác như nước uống, đồng phục, phí văn phòng, dịch vụ bảo vệ, phí tuyển dụng.... Bên cạnh đó, chức năng này còn giúp nhà quản lý hoạch định ngân sách cho tương lai, phòng bị ngân sách khi chính sách lương thay đổi (tăng/giảm lương cơ bản, tăng/giảm phụ cấp, tăng/giảm thuế thu nhập, tăng/giảm tỉ lệ đóng BHXH, BHYT...). Cho phép đối chiếu so sánh giữa ngân sách dự tính & thực tế. 
  • Quản lý tài liệu:
Với hàng trăm file công văn, tài tiệu, quyết định.... bạn phải nhớ rằng mình đã lưu ở đâu mỗi khi cần dùng đến là cả một vấn đề! Chức năng quản lý tài liệu sẽ giúp bạn quản lý việc lưu file tài liệu, công văn v.v.v...một cách hợp lý, hỗ trợ bạn tìm kiếm một cách nhanh chóng, tiết kiệm cho bạn một khoảng thời gian đáng kể.
  • Trợ giúp:
"Thời gian là vàng bạc" – Là một đội ngũ nhân viên triển khai đầy kinh nghiệm, chúng tôi hiểu được sự khó khăn, tốn thời gian như thế nào nếu sự vận hành hệ thống phần mềm bị trục trặc. Vì vậy hệ thống hỗ trợ trực tuyến sẽ giải quyết giúp bạn những vấn đề này:

- Hệ thống trợ giúp trực tuyến (help online): chức năng này sẽ giúp người sử dụng hiểu rõ cách vận hành của hệ thống, giúp cho những người mới vào làm có thể hiểu và vận hành tốt hệ thống.
- Gửi mail báo lỗi: mỗi khi hệ thống có thông báo lỗi (nếu có) thì người sử dụng có thể gửi trực tiếp báo lỗi này cho nhà cung cấp qua email, bạn sẽ nhận được sự trợ giúp tức thời từ nhà cung cấp.
- Hỗ trợ online: bạn gặp khó khăn khi đang sử dụng hệ thống? Chức năng này sẽ giúp bạn liên lạc trực tiếp với nhà cung cấp thông qua Yahoo, Skype v.v.v... bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ tức thời.
- Remote Desktop: Nếu bạn cần xử lý khẩn cấp thì bạn có thể chấp nhận cho nhà cung cấp truy cập từ xa vào máy tính của bạn và sẽ thực hiện công việc thao tác trên phần mềm giúp bạn.
  • Hệ thống Báo cáo:
Mỗi chức năng quản lý sẽ có hệ thống báo cáo đi kèm, ngoài các mẫu báo cáo được thiết kế theo đúng yêu cầu của doanh nghiệp thì hệ thống còn có sẵn hàng trăm mẫu báo cáo về tuyển dụng, nhân sự, quá trình làm việc, chấm công, tính lương, ngân sách, bảo hiểm ... Ngoài ra chức năng này còn hỗ trợ một số báo cáo về  thống kê.
4.    KIẾN TRÚC HỆ THỐNG NỀN
  • Cho ứng dụng trên Windows:
  • Cho ứng dụng trên web:
5.    BẢO HÀNH HỆ THỐNG (MIỄN PHÍ).
Thời gian bảo hành cho hệ thống là 01 năm kể từ ngày cài đặt. Trong suốt thời gian bảo hành, công ty Tân Đức sẽ hỗ trợ xử lý các vấn đề xảy ra với hệ thống (nếu có) với 8 giờ / ngày và 6 ngày / tuần ( từ 08:00 đến 17:00, từ thứ 2 đến thứ 7) và không tính phí.

6.    CẬP NHẬT (MIỄN PHÍ):
Khi chính sách về lương của chính phủ thay đổi mà người sử dụng chương trình không tự thay đổi được thì công ty chúng tôi sẽ chỉnh sửa và cập nhật miễn phí cho Quý công ty.

7.    NÂNG CẤP HỆ THỐNG:
Hàng năm công ty chúng tôi sẽ ra những phiên bảng mới với những tính năng và tiện ích mới, nếu Quý công ty có nhu cầu cập nhật những tính năng này thì chúng tôi sẽ cập nhật cho Quý công ty với giá ưu đãi. Bất cứ vấn đề nào cần nâng cấp hệ thống đều phải được sự thỏa thuận giữa công ty Tân Đức & Quí công ty