Let's Reach for Excellence!
Ngôn ngữ : vietnam   English TDT

Phần mềm Quản Lý Kho Sản Xuất - Bán Hàng



XÂY DỰNG HỆ THỐNG TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC
 QUẢN LÝ KHO SẢN XUẤT - BÁN HÀNG
TẠI CÁC CÔNG TY

1. TỔNG QUAN

Do mật độ xuất nhập hàng của các kho ngày càng lớn nên việc quản lý hiện nay là rất khó khăn và có nhiều sai sót khi thực hiện việc nhập xuất, tính toán thủ công, các khâu còn chưa thật sự gắn bó với nhau dẫn đến việc quản lý thông tin của một loại hàng hóa có thể được nhập đi nhập lại nhiều lần. Do đó, quản lý thông tin tại các kho dễ dàng hơn, đáp ứng được các lợi ích sau:

  • Hệ thống được bảo mật tối đa do dữ liệu được lưu trữ chung trong một hệ thống.
  • Đáp ứng kịp thời các yêu cầu thông tin khi cần báo cáo.
  • Việc quản lý trở nên dễ dàng và chặt chẽ hơn.
  • Giúp giảm bớt chi phí quản lý.
  • Tránh cho bộ máy hành chính quá cồng kềnh.
  • Giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.
  • Tránh thất thoát, hư hụt tài sản của công ty.
  • Giúp cho nhân viên làm việc một cách khoa học.
  • Bắt kịp được sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật.
  • Là cách đầu tư ít nhất nhưng đem lại hiệu quả cao nhất.
  • Tạo sự quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận.
  • Bảo đảm việc nhập số liệu ban đầu chỉ một lần.
  • Tương thích trên các hệ thống chạy trên nền Windows.
1.    MỤC ĐÍCH
Mục tiêu của đề án là nhằm : “ XÂY DỰNG HỆ THỐNG TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHO SẢN XUẤT ”.

2.    QUY TRÌNH QUẢN LÝ CỦA HỆ THỐNG
a.    Phạm vi quản lý :
  • Quản lý xuất nhập tồn kho nguyên vật liệu
  • Quản lý xuất nhập tồn kho thành phẩm
b.    Các qui trình quản lý :
GIẢI PHÁP I:
  • Kho Nguyên vật liệu
- Nhập Nguyên vật liệu từ nhà cung cấp
- Nhập Nguyên vật liệu thừa từ các bộ phận sản xuất.
- Nhập Nguyên vật liệu từ các đơn vị gia công ngoài
- Xuất Nguyên vật liệu cho sản xuất
- Xuất Nguyên vật liệu cho gia công ngoài
- Xuất Nguyên vật liệu trả nhà cung cấp.
- Xuất hủy Nguyên vật liệu.
  • Kho Thành phẩm
- Nhập thành phẩm từ bộ phận sản xuất.
- Nhập thành phẩm từ các đơn vị gia công ngoài.
- Nhập thành phẩm trả về từ khách hàng.
- Xuất thành phẩm cho sản xuất.
- Xuất thành phẩm cho các đơn vị gia công ngoài.
- Xuất thành phẩm bán cho khách hàng.
- Xuất hủy thành phẩm.

c.    Các kết quả đạt được :
  • In phiếu nhập nguyên vật liệu từ nhà cung cấp.
  • In phiếu nhập nguyên vật liệu từ các đơn vị gia công ngoài.
  • In phiếu nhập nguyên vật liệu từ các bộ phận sản xuất.
  • In phiếu xuất nguyên vật liệu cho các đơn vị gia công ngoài.
  • In phiếu xuất nguyên vật liệu cho các bộ phận sản xuất.
  • In phiếu xuất trả nguyên vật liệu cho các nhà cung cấp
  • In phiếu xuất hủy nguyên vật liệu.
  • Báo cáo tổng hợp nhập nguyên vật liệu từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo nhập nguyên vật liệu theo từng mặt hàng từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo nhập nguyên vật liệu theo từng nhà cung cấp từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo nhập nguyên vật liệu theo từng đơn vị gia công từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo nhập nguyên vật liệu theo từng mặt hàng của từng bộ phận sản xuất từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo tổng hợp xuất nguyên vật liệu từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo xuất nguyên vật liệu cho các đơn vị gia công từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo xuất nguyên vật liệu cho các bộ phận sản xuất từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo xuất hủy nguyên vật liệu từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo xuất nguyên vật liệu trả cho các nhà cung cấp từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo tổng hợp  Xuất – Nhập – Tồn  nguyên vật liệu từ ngày đến ngày.
  • In phiếu nhập thành phẩm từ các bộ phận sản xuất.
  • In phiếu nhập thành phẩm trả về từ khách hàng.
  • In phiếu xuất thành phẩm cho các bộ phận sản xuất.
  • In phiếu xuất thành phẩm cho khách hàng.
  • In phiếu xuất hủy thành phẩm.
  • Báo cáo tổng hợp nhập thành phẩm từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo nhập thành phẩm  theo từng mặt hàng từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo nhập thành phẩm  trả về từ ngày đến ngày
  • Báo cáo nhập thành phẩm  theo từng mặt hàng của từng bộ phận sản xuất từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo tổng hợp xuất thành phẩm  từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo xuất thành phẩm  cho các bộ phận sản xuất từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo xuất hủy thành phẩm  từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo xuất bán thành phẩm  từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo tổng hợp  Xuất – Nhập – Tồn  thành phẩm từ ngày đến ngày.
d.    Ưu điểm & khuyết điểm của giải pháp trên.
  • Ưu điểm.
- Không cần kết nối mạng, có thể chạy trên 1 máy PC độc lập.
- Có thể tách thành 2 module và chạy trên 2 máy PC riêng biệt : 1 để quản lý kho thành phẩm, 1 để quản lý kho nguyên vật liệu.
- Chi phí thấp.

  • Khuyết điểm
- Hệ thống hoạt động của công ty không được quản lý một cách tổng quát.
- Việc quản lý mang tính cục bộ.
- Các dữ liệu về : đơn đặt hàng của khách hàng, đơn đặt hàng của công ty, lệnh sản xuất … không được đưa vào hệ thống quản lý nên việc quản lý sẽ phải thực hiện thủ công do đó dữ liệu sẽ không được đồng bộ.
- Không theo dõi được tiến độ sản xuất và giao hàng.
- Rất dễ xảy ra sai xót khi thực hiện việc giao nhận hàng hóa. 

  Giải pháp II :
a.    Phạm vi quản lý : (chỉ quản lý về số lượng)
  • Quản lý đơn đặt mua hàng của khách hàng (Order Sale)
  • Quản lý đơn đặt mua hàng của công ty (Order Buy)
  • Quản lý các Lệnh sản xuất & Bảng tổng hợp NVL cho từng Lệnh sản xuất
  • Quản lý xuất nhập tồn tại kho nguyên vật liệu.
  • Quản lý xuất nhập tồn tại kho thành phẩm.
b.    Quy trình quản lý:
  • Quản lý đơn đặt hàng của khách hàng.
Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng thì nhân viên phòng kinh doanh phải nhập thông tin về đơn đặt hàng vào hệ thống như: Khách hàng, ngày đặt hàng, ngày giao hàng, mặt hàng, quy cách,số lượng,…
  • Quản lý lệnh sản xuất.
Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ phòng kinh doanh, phòng kế hoạch phải lên kế hoạch sản xuất cho đơn đặt hàng, mỗi Lệnh Sản Xuất sẽ được tham chiếu đến đơn đặt hàng, bao gồm các thông tin như : Quy cách hàng, mã hàng, màu, số lượng ...lệnh sản xuất cho đơn đặt hàng nào.

  • Quản lý bảng tổng hợp nguyên vật liệu theo từng lệnh sản xuất.
Mỗi khi lệnh sản xuất được tạo ra thì bảng tổng hợp nguyên vật liệu cho từng lệnh sản xuất cũng phải được tạo ra, bao gồm các thông tin như : lệnh sản xuất, mã nguyên vật liệu, qui cách, nhu cầu sử dụng,…

  • Quản lý đơn đặt hàng của công ty đối với nhà cung cấp.
Từ bảng tổng hợp nguyên vật liệu và đối chiếu dữ liệu tồn kho nguyên vật liệu sẽ cho ta bảng thống kê nguyên vật liệu cần phải được nhập về. Đơn đặt hàng sẽ được tạo ra với những thông tin như : Số đơn đặt mua hàng, nhà cung cấp, ngày đặt hàng, ngày giao hàng, mã hàng, số lượng……

  • Quản lý kho nguyên vật liệu.
Tại kho nguyên vật liệu, mọi việc nhập xuất đều thông qua các phiếu nhập xuất nguyên vật liệu, bao gồm các loại phiếu nhập xuất như :

- Nhập Nguyên vật liệu từ nhà cung cấp ghi nhận thông tin về việc nhập hàng thì phiếu này còn phải tham chiếu đến đơn đặt hàng của công ty để kiểm tra các thông tin về lô hàng sẽ nhập kho…

- Nhập Nguyên vật liệu thừa từ các bộ phận sản xuất phải được tham chiếu đến các phiếu xuất .

- Nhập Nguyên vật liệu từ các đơn vị gia công ngoài phải được tham chiếu đến các phiếu xuất .

- Xuất Nguyên vật liệu cho sản xuất phải được tham chiếu đến các lệnh sản xuất và bảng tổng hợp nguyên vật liệu của từng lệnh sản xuất.

- Xuất Nguyên vật liệu cho gia công ngoài phải được tham chiếu đến các lệnh sản xuất và bảng tổng hợp nguyên vật liệu của từng lệnh sản xuất.

- Xuất Nguyên vật liệu trả nhà cung cấp phải tham chiếu đến phiếu nhập nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp đó.

- Xuất hủy Nguyên vật liệu.

  • Quản lý kho thành phẩm.
Tại kho thành phẩm mọi việc nhập xuất đều thông qua các phiếu nhập xuất thành phẩm, bao gồm các loại phiếu nhập xuất như :
- Nhập thành phẩm từ bộ phận sản xuất.

- Nhập thành phẩm trả về từ khách hàng.
Phiếu nhập thành phẩm trả về từ khách hàng phải được đối chiếu với phiếu đã xuất bán cho khách hàng.

- Xuất thành phẩm cho sản xuất.
- Xuất thành phẩm bán cho khách hàng.

- Xuất thành phẩm theo đơn đặt hàng cho khách hàng.
Phiếu xuất thành phẩm theo đơn đặt hàng phải được đối chiếu với đơn đặt hàng của khách hàng.
- Xuất hủy thành phẩm.

  c. Các kết quả đạt được :
  • In đơn đặt hàng.
  • Báo cáo tổng hợp đơn đặt hàng của khách hàng từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo đơn đặt hàng của từng khách hàng từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo số lượng hàng xuất theo đơn đặt hàng từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo đơn đặt hàng của từng loại mặt hàng từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo tình trạng của từng đơn đặt hàng tại từng thời điểm.
  • In lệnh sản xuất.
  • In Bảng tổng hợp nguyên vật liệu cho từng lệnh sản xuất.
  • Báo cáo tổng hợp các lệnh sản xuất từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo thống kê tổng hợp nguyên vật liệu theo từng lệnh sản xuất.
  • Báo cáo thống kê các lệnh sản xuất theo từng đơn đặt hàng.
  • In đơn đặt hàng của công ty.
  • Báo cáo tổng hợp đơn đặt hàng của công ty từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo đơn đặt hàng của công ty đối với từng nhà cung cấp từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo đơn đặt hàng của công ty đối với từng mặt hàng từ ngày đến ngày.
  • In phiếu nhập nguyên vật liệu từ nhà cung cấp.
  • In phiếu nhập nguyên vật liệu từ các đơn vị gia công ngoài.
  • In phiếu nhập nguyên vật liệu từ các bộ phận sản xuất.
  • In phiếu xuất nguyên vật liệu cho các đơn vị gia công ngoài.
  • In phiếu xuất nguyên vật liệu cho các bộ phận sản xuất.
  • In phiếu xuất trả nguyên vật liệu cho các nhà cung cấp.
  • In phiếu xuất hủy nguyên vật liệu.
  • Báo cáo tổng hợp nhập nguyên vật liệu từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo nhập nguyên vật liệu theo từng mặt hàng từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo nhập nguyên vật liệu theo từng nhà cung cấp từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo nhập nguyên vật liệu theo từng đơn vị gia công từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo nhập nguyên vật liệu theo từng mặt hàng của từng bộ phận sản xuất từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo tổng hợp xuất nguyên vật liệu từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo xuất nguyên vật liệu cho các đơn vị gia công từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo xuất nguyên vật liệu cho các bộ phận sản xuất từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo xuất hủy nguyên vật liệu từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo xuất nguyên vật liệu trả cho các nhà cung cấp từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo tổng hợp  Xuất – Nhập – Tồn  nguyên vật liệu từ ngày đến ngày.
  • In phiếu nhập thành phẩm từ các bộ phận sản xuất.
  • In phiếu nhập thành phẩm trả về từ khách hàng.
  • In phiếu xuất thành phẩm cho các bộ phận sản xuất.
  • In phiếu xuất thành phẩm cho khách hàng.
  • In phiếu xuất thành phẩm cho các đơn đặt hàng.
  • In phiếu xuất hủy thành phẩm.
  • Báo cáo tổng hợp nhập thành phẩm từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo nhập thành phẩm  theo từng mặt hàng từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo nhập thành phẩm  trả về từ ngày đến ngày
  • Báo cáo nhập thành phẩm  theo từng mặt hàng của từng bộ phận sản xuất từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo tổng hợp xuất thành phẩm  từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo tổng hợp xuất thành phẩm  theo từng đơn đặt hàng từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo xuất của từng loại thành phẩm  từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo xuất thành phẩm  cho các bộ phận sản xuất từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo xuất hủy thành phẩm  từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo xuất bán thành phẩm  từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo tổng hợp  Xuất – Nhập – Tồn  thành phẩm từ ngày đến ngày.
  d. Ưu điểm & khuyết điểm của giải pháp trên.
  • Ưu điểm.
- Giúp cho việc quản lý toàn bộ hệ thống trở nên đơn giản và nhanh chóng.
- Dữ liệu từ các bộ phận sẽ được đồng nhất chung trên một hệ thống.
- Dữ liệu được kiểm soát chặt chẽ với sự đối chiếu đầu vào và đầu ra một cách hợp lý.
- Không bị trùng lắp dữ liệu trên toàn hệ thống.
- Tất cả các số liệu đều được lưu trên máy tính tránh được các trường hợp xử lý số liệu thủ công (điều này rất dễ gây sự nhầm lẫn số liệu).
- Việc theo dõi và kiểm tra số liệu sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng.
- Việc thống kê số liệu hàng tháng hoặc tại một thời điểm bất kỳ sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác giúp cho người quản lý sẽ ra các quyết định đúng đắn.
- Dữ liệu được bảo mật cao.
  • Khuyết điểm
- Hệ thống phải hoạt động trên mạng LAN nếu có nhiều bộ phận sử dụng.
- Nếu hệ thống sử dụng trên máy đơn thì yêu cầu phần cứng phải có tốc độ xử lý cao, dung lượng ổ đĩa lớn.

3.    Phương án bảo hành
Thời gian bảo hành phần mềm :
Công ty chúng tôi thực hiện bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật đối với tất cả các phân hệ phần mềm ứng dụng trong thời gian 12 tháng  kể từ ngày nghiệm thu và bàn giao toàn bộ chương trình.

Quy trình bảo hành :
- Hướng dẫn khắc phục lỗi qua điện thoại, fax, email: khi nhận được thông báo lỗi từ phía khách hàng, kỹ thuật viên chúng tôi sẽ hỏi một số thông số thông tin tổng quát về tình trạng sự cố, nếu sự cố được xác định là nhẹ và có thể khắc phục dễ dàng, kỹ thuật viên sẽ hướng dẫn ( điện thoại, fax ) khách hàng tự khắc phục chủ động đưa hệ thống trở lại hoạt động bình thường. Sau khi hoàn tất, kỹ thuật viên ghi lại sự kiện vào nhật ký bảo hành.
- Bảo hành tại chỗ: trong trường hợp khách hàng không thể tự khắc phục sự cố qua hướng dẫn điện thoại, kỹ thuật viên của trung tâm bảo hành sẽ có mặt và khắc phục sự cố trong thời gian sớm nhất để đưa hệ thống hoạt động trở lại bình thường.

Bảo trì hệ thống :
Sau khi kết thúc thời gian 12 tháng bảo hành chương trình, hai bên có thể thảo luận để ký hợp đồng bảo trì chương trình. Chi phí bảo trì hàng năm do 2 bên thảo luận nhưng tối đa không vượt quá 20% giá trị xây dựng chương trình được bảo trì.