6 LÝ DO KHIẾN VIỆC QUẢN LÝ TÀI LIỆU CỦA BẠN THIẾU CHẶT CHẼ
(Autodesk Construction Cloud )
Các dự án xây dựng không xảy ra trong chân không. Nhiều người luôn tham gia vào việc đưa một dự án vào cuộc sống, đó là lý do tại sao sự hợp tác là rất quan trọng.
Các nhóm cần làm việc cùng nhau để thúc đẩy dự án về phía trước—và quản lý tài liệu xây dựng đóng một vai trò quan trọng ở đây.
Các bên liên quan phải chạm tay vào các tài liệu khác nhau (bao gồm kế hoạch, mô hình và tài liệu) tại bất kỳ thời điểm nào. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng việc quản lý tất cả các tệp đó không hề dễ dàng, đặc biệt là khi ngày càng có nhiều người được thêm vào một dự án.
Và với tư cách là GC, quản đốc hoặc kỹ sư dự án, bạn có thể là trung tâm của tất cả. Từ việc tổ chức tệp đến cấp quyền truy cập vào dữ liệu, các phương pháp quản lý tàiliệu chặt chẽ là cần thiết để các nhóm của bạn ở trên cùng một trang (theo nghĩa đen và nghĩa bóng).
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc đạt được điều đó, hãy xem xét kỹ hơn các hệ thống và quy trình của bạn để tìm ra các lĩnh vực cải tiến. Dưới đây là một số lý do phổ biến khiến việc quản lý tài liệu của bạn có thể bị trượt — và cách giải quyết chúng.
1. Bạn cần truy cập di động vào tất cả các loại tài liệu
Mặc dù bạn có thể không còn lôi kéo các bản vẽ nặng nữa, nhưng việc chỉ bị giới hạn trong việc truy cập tài liệu trên máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay không thực sự thuận tiện. Đây là lý do tại sao tính di động là điều cần thiết trong quản lý tài liệu. Cho dù ở nơi làm việc, trong văn phòng hay thậm chí ở nhà, bạn cần có khả năng chạm tay vào các tài liệu xây dựng phù hợp. Có một hệ thống quản lý tài liệu thân thiện với thiết bị di động giúp bạn làm được điều đó.
Sử dụng nền tảng cho phép bạn truy cập nhiều loại tệp trên cả máy tính để bàn và thiết bị di động. Để có kết quả tốt nhất, hãy chọn một giải pháp cung cấpchức năng mô hình phong phú trên thiết bị di động để bạn và nhóm của mình có thể điều hướng và tương tác với các mô hình từ hầu hết mọi vị trí.
2. Thông tin dự án được bảo vệ quá mức hoặc không đầy đủ
Quản lý quyền truy cập vào thông tin dự án có thể phức tạp. Khi tệp bị hạn chế quá mức, các nhóm không thể truy cập thông tin họ cần, cản trở năng suất và tăng độ trễ. Tuy nhiên, quá khoan dung sẽ mở ra các vấn đề về quyền riêng tư và làm tăng nguy cơ vi phạm dữ liệu.
Để có được quyền người dùng của bạn vừa phải đòi hỏi một giải pháp quản lý tài liệu mạnh mẽ. Hệ thống của bạn sẽ cho phép bạn tùy chỉnh quyền của người dùng dựa trên vai trò hoặc loại tệp để đảm bảo rằng mọi người có thông tin cần thiết mà không để lộ dữ liệu nhạy cảm. Tốt nhất, giải pháp nên tự động đồng bộ hóa và tải xuống các tệp và thư mục mà không ảnh hưởng đến quyền truy cập web. Bằng cách đó, quản trị viên sẽ không phải định cấu hình thủ công cài đặt của tệp hoặc thư mục mỗi khi tệp được cập nhật.
3. Tài liệu không bị ràng buộc với mô hình kỹ thuật số
Ngày nay, nó không đủ để làm cho các tài liệu xây dựng có thể truy cập được; họ cũng cần phảicó thể hành động. Thay vì cung cấp cho các nhóm tài liệu tĩnh, hãy trao quyền cho họ đưa ra quyết định thông minh hơn bằng cách cung cấp cho họ khả năng khám phá các mô hình chi tiết hơn.
Sẽ rất hữu ích khi cung cấptrải nghiệm xem tài liệu phong phú cho phép nhóm của bạn điều hướng tài liệu và trích xuất thông tin họ cần, cho dù trong văn phòng hay hiện trường.
4. Các phép đo không thể xác nhận từ bất cứ đâu
Các phép đo không chính xác có thể tàn phá dự án của bạn, thường dẫn đến việc làm lại tốn kém và mất thời gian. Tin tốt? Những vấn đề này có thể tránh được hơn bao giờ hết, nhờ vào công nghệ xây dựng hiện đại.
Nhiều nền tảng quản lý tài liệu ngày nay có khả năng xem mô hình cho phép các nhóm hiện trường đo lường các mô hình 3D từ bên trong nền tảng. Các tính năng như vậy giúp bạn dễ dàng bối cảnh hóa và xác nhận các phép đo. Ngoài việc cho phép các nhóm tự tin xây dựng, việc có các phép đo có thể xác minh được từ mọi nơi có nghĩa là các bên liên quan có thể tiết kiệm thời gian từ việc phải qua lại với các nhóm khác.
5. Thay đổi cần thêm ngữ cảnh
Để các dự án tiến lên phía trước, phản hồi, thay đổi và câu hỏi phải được thông báo kịp thời. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng việc thiết lập một luồng thông tin trơn tru là một thách thức khi nhiều bên liên quan nằm rải rác trên các địa điểm khác nhau. Ngoài ra, các nhóm thường cần thông tin cơ bản hoặc bối cảnh chính xác để thực hiện hiệu quả.
Giải pháp tốt nhất là truyền đạt phản hồi bằng cách sử dụng một nền tảng được chia sẻ mà mọi người đều có thể truy cập trong thời gian thực. Bằng cách đó, các bên liên quan có thể thêm đầu vào và câu hỏi vào bản vẽ và mô hình. Để có kết quả tốt nhất, hãy cho phép các thành viên trong nhóm bao gồm ảnh, RFI hoặc biểu mẫu để cung cấp thêm ngữ cảnh.
6. Các vấn đề được ghi lại quá muộn
Các vấn đề được phát hiện trong quá trình thiết kế và tiền xây dựng có thể tốn vài nghìn đô la để giải quyết, trong khi những vấn đề xuất hiện trong lĩnh vực này có thể tốn hàng chục, nếu không muốn nói là hàng trăm nghìn đô la để giảm thiểu.
Do đó,tài liệu phát hành kịp thời là rất quan trọng. Bạn phải trao quyền cho nhóm của mình để xác định và khắc phục sự cố sớm để ngăn chặn những vấn đề đau đầu lớn.
Kiểm soát việc quản lý tài liệu
Các chuyên gia xây dựng như bạn phải đối mặt với những vấn đề quản lý tài liệu này mỗi ngày. May mắn thay, những vấn đề này không phải là không thể vượt qua. Autodesk Construction Cloud có thể giải quyết từng vấn đề thông qua khả năng xem mô hình phong phú và các tính năng cộng tác. Với Autodesk Construction Cloud, bạn có thể cấp cho nhóm của mình quyền truy cập vào thông tin họ cần, để mọi người luôn thống nhất ở mọi giai đoạn.
